Chaque courriel d’erreur de Make, réglé un par un

Les réservations de mon studio roulent toutes seules. Un client paie une facture, reçoit un code et réserve sa séance sans moi. Ça coûte environ 200 $ par mois. Pendant un bout, le système m’envoyait aussi des courriels d’erreur, et j’ai décidé de les passer un par un jusqu’à ce qu’ils arrêtent.

Comment le système fonctionne

1. Un client paie une facture QuickBooks.
2. Make voit le paiement et crée dans Acuity un code de réservation qui correspond à ce qu’il a acheté.
3. Le client réserve lui-⁠même sa plage dans le calendrier du studio.
4. Slack avertit l’équipe qu’une séance est réservée.

Quand tout marche, je ne touche à rien. Une heure de studio paie tous les outils chaque mois, et je ne fais plus aucune réservation à la main.

L’audit

Le 20 septembre, j’ai demandé à Claude de regarder le système. Il a lu les scénarios Make en direct, grâce à une connexion à mon compte Make. Pas d’export, pas de captures d’écran. Il voyait les mêmes routes et les mêmes filtres que moi.

Ensuite, on a pris les courriels d’erreur un à la fois et on a remonté chacun jusqu’à sa cause.

Les trous qu’il a trouvés

• Seule la ligne 1 comptait. Les routes des forfaits lisaient seulement la première ligne de la facture. Si le temps de studio n’était pas sur la ligne 1, aucun code ne partait.
• Les factures mixtes le faisaient planter. Une facture avec une ligne à l’heure et un forfait échouait de la même façon.
• Une nouvelle route en a déplacé une ancienne. Quand j’ai ajouté une route pour le forfait de 2 heures, elle a décalé la route de secours de Make. Claude l’a remarqué le lendemain.

Ce qui a échoué

L’audit a trouvé les trous. Le pire était un bogue qui laissait des clients réserver sans que leur crédit soit appliqué. La réservation passait, mais le système ne la déduisait pas de ce qu’ils avaient payé.

On l’a corrigé et on a refait la logique derrière. Chaque client qui avait payé a reçu son lien de réservation. Ça a été serré, et je l’ai vu seulement parce que j’avais arrêté d’ignorer les courriels d’erreur.

Ce que j’ai changé

• Le forfait va toujours sur la ligne 1. Sur chaque facture, sans exception.
• Le montage est un article à part. C’est un produit distinct dans QuickBooks, alors il ne se mélange jamais à un forfait de studio.
• De plus petits forfaits. J’ai ajouté des forfaits de 1 heure et de 2 heures.
• Un avertissement au lieu de quatre. Quatre messages Slack sont devenus une seule ligne d’avertissement.
• La préparation envoyée d’avance. Les clients m’envoient maintenant ce qu’il faut pour leur séance avant de venir.

Les règles derrière les codes

L’automatisation marche seulement si les règles sont écrites d’abord. Voici les miennes.

• Les codes expirent. 30 jours pour les forfaits de 1, 2 et 3 heures. 90 jours pour le forfait de 10 heures.
• Un forfait de 2 heures, c’est une seule séance. Il se réserve comme une plage de 2 heures, jamais comme deux heures séparées.
• Pas de banques d’heures flexibles pour l’instant. Je les ai mises sur pause. Un crédit doit dire exactement quelles durées de séance il permet de réserver, sinon des minutes restent en plan et personne ne peut s’en servir.

Comment je l’ai testé

Le premier essai, c’était une facture que je me suis envoyée à moi-⁠même et que je n’ai jamais payée. Aucun vrai client n’était impliqué.

Ce que je fais encore à la main

• Les ententes hors norme. Un forfait de 7 heures ou de 17 heures ne correspond à aucune route.
• Les vrais dépôts. Un vrai dépôt de 50 % a encore besoin de moi.
• Les paiements orphelins. Quand un paiement arrive sans route pour l’attraper, j’émets le code moi-⁠même.

Ce que je fais maintenant

• Chaque courriel d’erreur est lu. Chacun est soit corrigé, soit expliqué.
• Je teste avec ma propre facture. Avant qu’une nouvelle route entre en service.
• Les règles d’abord, l’automatisation ensuite. Si je ne peux pas écrire la règle en une phrase, je ne l’automatise pas.